Cómo implementar un sistema de gestión de calidad

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Cómo implementar un sistema de gestión de calidad

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Para garantizar una producción de calidad en toda su cadena de suministro, saber cómo implementar un sistema de gestión de calidad es tan importante como el software que se elige.

Cuando puede implementar un sistema de gestión de calidad con éxito, es como si construyera un puente digital que llevará a su empresa de la incertidumbre a la consistencia.

En este artículo, analizaremos la importancia de un sistema de gestión de calidad (QMS) bien implementado, las funciones esenciales que optimizarán la efectividad del QMS, así como las claves para implementar un sistema de gestión de calidad.


¿Por qué es importante implementar un sistema de gestión de calidad?

Durante la Revolución Industrial, la mayoría de las inspecciones de calidad se podían realizar bajo un mismo techo. Eso cambió en el siglo XX a medida que crecieron las líneas de ensamblaje y las cadenas de suministro. Las empresas se dieron cuenta de que los componentes se fabricaban independientemente de los productos terminados, y que las materias primas se obtenían de más lejos y en mayores cantidades para satisfacer la creciente demanda de los clientes.

Esto llevó a la creación de la gestión de calidad total (TQM) cuando las inspecciones de control de calidad (CC) se ampliaron para abarcar garantías de calidad en cada etapa del proceso de producción, incluida la verificación de las materias primas.

A medida que la subcontratación se fortalecía y las cadenas de suministro se extendían por todo el mundo, crecía la brecha entre la complejidad de la gestión de la calidad total y un medio eficaz para mantener en orden los datos de las inspecciones y la documentación de cumplimiento de las fábricas, y más aún, bajo un mismo techo.

Afortunadamente, la tecnología ha ganado terreno durante el nuevo siglo. Las empresas están aprovechando el software emergente diseñado para consolidar la información de las cadenas de suministro de extremo a extremo y para organizarla en datos procesables que puedan impulsar las mejoras en toda la cadena de suministro.


El QMS satisface las necesidades internas y externas

Con la pericia para implementar un sistema de gestión de calidad, es posible abordar adecuadamente los procesos de fabricación entre bastidores y las demandas del público.


Procesos digitalizados

La producción diaria, la adquisición de materias primas, las prácticas de granja y de fábrica... todas tienen sus correspondientes lineamientos de control de calidad, reglamentación de mercado, protocolos de seguridad y normas éticas.

Resultaría poco práctico garantizar que una cadena de suministro del siglo XX se apegara a todos los requerimientos si se utilizaran métodos del siglo XX; es decir, plantillas de inspección en papel y en hojas de cálculo, sistemas de gestión dispares y cámaras de datos en silo.

Es suficiente que se pase por alto un eslabón para poner en riesgo toda la cadena, por lo que su mejor opción para mantener el control de los innumerables detalles cotidianos es la implementación de un software de QMS con base en la nube que incluya funciones de calidad y cumplimiento diseñadas por expertos.


Requisitos de los clientes

No solo los procesos internos son cada vez más complejos. Las expectativas de calidad lideradas por el cliente así como las consideraciones éticas, tales como las prácticas laborales justas y la gestión ambiental, también son más sofisticadas, hasta el punto en que la retención de clientes y la lealtad a la marca se han convertido en los signos más importantes de la eficacia y la transparencia de la cadena de suministro.

Sin visibilidad e injerencia sobre cada aspecto de los procesos internos de su cadena de suministro es imposible garantizar una calidad consistente o una adherencia ética al público. Los clientes de hoy están más dispuestos que nunca a gastar más cuando se pueden otorgar estas garantías.


¿Qué requiere un sistema de gestión de calidad?

Estándares y metas claros. Su expectativa respecto a la mano de obra, la entrega eficiente del producto y las prácticas éticas se deben desglosar detalladamente y poner a disposición de cada vendedor, fabricante, proveedor, almacenista y parte interesada en su operación.

Una plataforma amigable que incluya:

●     Un tablero de control de alertas de acción inmediata

●     Asignación de tareas de inspección: por producto, prueba, inspector y fecha

●     Flujos de trabajo de inspección para inspectores

●     Resultados de informes tanto aprobados como rechazados

●     Análisis de datos y estadísticas por instalación de la cadena de suministro, como la tasa de fallos

●     Información organizada de contacto para todos los gerentes e inspectores de la cadena de suministro

●     Acceso a la red mediante cualquier dispositivo móvil (o una aplicación de inspección móvil dedicada)

●     Acceso a cursos de capacitación de las mejores prácticas   

Documentación. Documentación estandarizada, actualizada y de fácil acceso sobre cada prueba de productos e inspección de fábricas. Además, la certificación necesaria se debe almacenar y conservar para asegurar que se atiendan las fallas de cumplimiento.


Cómo implementar un sistema de gestión de calidad

Desde el principio, la implementación se debe realizar de manera integral, respaldada por el apoyo técnico y la experiencia de la industria.

Por otra parte, la implementación paulatina de un QMS puede llevar a la confusión y a la pérdida de la confianza en la gestión de su cadena de suministro.

Por lo tanto, antes de la aplicación, se deben realizar preparativos enfocados en:

●     La organización de las declaraciones de la misión;

●     La estandarización y actualización de las plantillas de inspección;

●     El desarrollo de herramientas de capacitación y manuales de las mejores prácticas;

●     La traducción de todos los materiales a los idiomas pertinentes.

Además, se deber efectuar la cartografía de la cadena de suministro para que cada socio esté consciente de sus responsabilidades, metas de producción, resultados de inspección existentes y requisitos de certificación (logrados o pendientes).

Por último, antes de distribuir materiales como plantillas de inspección y guías de las mejores prácticas, pida a expertos de la industria y del servicio de pruebas, inspección y certificación (TIC) que los revisen para garantizar la validez y cobertura de todos los puntos relevantes.


La implementación del QMS debe mejorar la comunicación de la cadena de suministro.

Por supuesto, un QMS racionalizado con características como la programación de inspecciones automatizadas y la consolidación de datos de informes aumentará la eficiencia de manera importante.

Dicho esto, saber cómo implementar un sistema de gestión de calidad va más allá de la automatización y la consolidación de archivos. Un QMS tiene tanto éxito como las personas que puedan trabajar eficazmente dentro de los parámetros de un sistema.

Por lo tanto, es vital mantener abiertas las líneas de comunicación que permitan la retroalimentación general, las inquietudes individuales y las ideas nuevas e innovadoras. Una plataforma de comunicación integrada con un canal de comunicación abierto dará a sus socios la oportunidad de aportar su experiencia.

Esto también impedirá que la frustración no comunicada aumente y lo desconecte lentamente de su talentosa cadena de suministro.


Dé tiempo a que se afiance la implementación

Los cambios que se implementan en los métodos de trabajo actuales de un proveedor o vendedor a menudo requieren de un período de ajuste, ya sea para permitir que los trabajadores comprendan la nueva plataforma o trabajen más allá de su escepticismo inicial.

Una plataforma integral y de fácil comprensión, equipada con herramientas y capacitación, disipará cualquier duda sobre su sistema actualizado y aumentará la confianza en la capacidad de su empresa para lanzar al mercado productos de calidad de la forma más eficiente y transparente posible.

Los proveedores, vendedores y almacenistas talentoso siempre reconocerán a las empresas con mentalidad seria y se sentirán impulsados inmediatamente a vincular sus operaciones con su marca.


¿Qué hace que un sistema de gestión de calidad sea efectivo?

La efectividad de un QMS depende de:

●     Las funciones específicas de calidad y cumplimiento;

●     La facilidad de su uso;

●     El soporte técnico;

●     La pericia y aportaciones específicas de los productos.

●     La implementación organizada

Más allá de la plataforma correcta, el cómo implemente un sistema de gestión de calidad ayudará mucho a infundir confianza en sus socios en que: 1) ellos pueden confiar en su habilidad para llevar un producto desde el origen hasta el estante, y 2) pueden elevar su propio perfil a través de su plataforma, y a su vez, tomar mejores decisiones comerciales en el futuro.


¿De qué manera ayuda QIMAone?

El software de calidad y cumplimiento de extremo a extremo de QIMAone es el complemento perfecto para cualquier QMS existente porque reúne todas sus cuestiones de pruebas, inspección y certificación (TIC) bajo un mismo techo digital.

Nuestro formato fácil de usar puede ayudarle primero a organizar sus documentos específicos, herramientas de capacitación, plantillas de inspección y flujos de trabajo en un todo orgánico mucho antes de la implementación, para que tenga la certeza de que ningún detalle o instrucción se pase por alto.

Además, nuestro software está respaldado tanto por el soporte técnico como por la experiencia en servicios de pruebas, inspección y certificación (TIC) de más de 15 años. Usted puede estar seguro de que nuestras plantillas de inspección y auditoría listas para usarse se ajustan a las últimas regulaciones del mercado.

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Las últimas dos décadas han sido testigo de rápidos cambios tanto en la reglamentación de la industria de productos como en los avances tecnológicos. QIMA y QIMAone han formado parte vital de dichos cambios y estamos listos para compartir nuestros conocimientos y ayudarle a implementarlos en su QMS.

¿Quiere ver cómo funciona?

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